Jak prawidłowo rozliczyć dotacje inwestycyjną

a. pismo przewodnie,

b. wypełniona i podpisana tabela,

c. załączniki kopie (faktur, rachunków, umów, protokołów, wyceny i innych dokumentów dokumentujących prawidłową realizacje inwestycji, dowody zapłaty - wszystkie dokumenty ułożone zgodnie z kolejnością w harmonogramie rzeczowo - finansowym).

Rozliczenie musi wpłynąć do Fundacji najpóźniej w ciągu 14 dni kalendarzowych po zakończeniu rzeczowym inwestycji określonym w umowie o dofinansowanie w §3 ust. 1 pkt 2.

Każdorazowo po sprawdzeniu złożonych dokumentów ustalana będzie kontrola
w siedzibie działalności firmy. Informację o kontroli przekazywać będziemy telefonicznie właścicielowi firmy z jednodniowym wyprzedzeniem.

Zakres kontroli:

1. zgodność przedstawionych dokumentów do rozliczenia dotacji ze stanem faktycznym (w tym sprawdzenie zgodności dat produkcji oraz numerów seryjnych),

2. zbadanie czy inwestycja została zrealizowana zgodnie z wnioskiem (harmonogramem rzeczowo finansowym stanowiącym załącznik do umowy),

3. Sporządzenie dokumentacji fotograficznej realizowanej inwestycji,

Z wizyty sporządzany będzie protokół, po jednym egzemplarzu dla każdej ze stron.

 W przypadku, gdy dokumentacja z rozliczeniem dotacji jest prawidłowa, nie stwierdzono nieprawidłowości na kontroli - dokonywana jest wypłata pozostałej 20% dotacji na konto

Rozliczenie dotacji:

Zgodnie z § 4 ust. 3 pkt. 2 umowy na otrzymanie jednorazowej dotacji inwestycyjnej
i w związku z wieloma pytaniami Beneficjentów Pomocy informujemy, iż w celu rozliczenia dotacji należy złożyć zestawienie poniesionych wydatków kwalifikowanych, wraz z dokumentami potwierdzającymi realizację inwestycji, zgodnie z harmonogramem rzeczowo – finansowym inwestycji m.in.:

a)            kopie faktur, rachunków, umów kupna-sprzedaży lub innych dokumentów księgowych o równoważnej wartości dowodowej potwierdzających poniesienie wydatków.

Oryginały faktur, rachunków, umów lub innych dowodów księgowych powinny być opisane na odwrocie dokumentu a następnie skopiowane i przedstawione do rozliczenia.

Wzór opisu dokumentu:

„Faktura dotycząca poniesionych kosztów zakupu ………………….., zgodnie
z umową nr ................................................... z dnia ……………………..….. roku
na otrzymanie jednorazowej dotacji inwestycyjnej w ramach projektu „Drogowskaz na biznes II”.

Pozycja w harmonogramie rzeczowo - finansowym: pozycja nr …… – .................... (nazwa).

Projekt jest współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego oraz ze środków budżetu państwa.

Zakup został sfinansowany- .....

z dotacji w kwocie- ......

z wkładu własnego w kwocie- ......”.

b)            kopie protokołów odbioru urządzeń, przedmiotów i innych rzeczy będących przedmiotem dofinansowania i wkładu własnego. W protokole powinny znaleźć się dane dot. miejsca przechowywania urządzeń, sprzętów, maszyn itp., numer seryjny urządzeń, podpis sprzedającego oraz podpis kupującego. W przypadku zakupu sprzętu na odległość stosowne oświadczenie;

c)             w przypadku zakupu wyposażenia i środków trwałych używanych, które nie zostały zamontowane - kopie protokołów odbioru urządzeń lub przyjęcia materiałów, z podaniem ich miejsca składowania;

d)            kopie potwierdzonych przez bank wyciągów bankowych z rachunku Beneficjenta lub kopie potwierdzonych przez bank przelewów bankowych potwierdzających dokonanie płatności lub kopie dowodów wpłaty (KP) w przypadku płatności gotówkowej.

e)            kopie innych dokumentów potwierdzających prawidłową realizację inwestycji, zgodnie z harmonogramem rzeczowo - finansowym inwestycji;

f)                 kopia dowodu rejestracyjnego i polisy ubezpieczeniowej OC (jeśli dotyczy);

g)            w przypadku zakupu sprzętu używanego powyżej 1000 zł kopie wyceny rzeczoznawcy potwierdzających wartość zakupionego środka; nie dopuszcza się dzielenia zakupów w celu uniknięcia wyceny;

h)             w przypadku zakupu sprzętu używanego oświadczenie, iż zakupiony sprzęt w ciągu ostatnich 7 lat nie został zakupiony ze środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej bądź krajowych środków publicznych.

i)                 w przypadku zakupu sprzętu używanego na podstawie umowy cywilno-prawne należy przedstawić kopię złożonego do Urzędu Skarbowego formularza PCC-3 wraz z potwierdzeniem opłaty skarbowej.

j)                  Inne na wniosek Beneficjenta 

Dokumenty stanowiące podstawę zakupu należy umieścić w zestawieniu zgodnie z § 4 ust. 4 kopie wszystkich dokumentów, o których mowa w ust. 3 pkt 2 umowy na otrzymanie jednorazowej dotacji inwestycyjnej:

1)            muszą być oznaczone datą i potwierdzone przez przedsiębiorcę za zgodność z oryginałem;

2)            data sprzedaży, płatności i data wystawienia faktury nie mogą być wcześniejsze niż data rozpoczęcia realizacji inwestycji i późniejsze niż data zakończenia inwestycji, zgodnie z § 3 ust. 1;

3)            dokumenty dotyczące kosztów poniesionych w walutach obcych powinny być opisane na odwrocie z podaniem przeliczenia kwoty na PLN po średnim kursie NBP obowiązującym w dniu sprzedaży określonym na fakturze.

Aktualne załączniki:

1.     Zestawienie poniesionych wydatków kwalifikowanych w formacie Excel,

2.     Wzór Opisu faktury,

3.     Wzór protokołu odbioru urządzeń,

4.    Oświadczenie, iż zakupiony sprzęt w ciągu ostatnich 7 lat nie został zakupiony ze środków finansowych pochodzących z Unii Europejskiej bądź krajowych środków publicznych,

5.     Oświadczenie o zakupie sprzętu w miejscu odległym lub droga elektroniczną,